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Divisão de Gestão Documental e da Informação
DGDI

 

Atribuições

 

- Gerir a documentação e a informação administrativa da UFRJ;

- Orientar as unidades da UFRJ na solução de suas problemáticas referentes a gestão documental, bem como ao cumprimento das normas e legislações;

- Elaborar políticas/normas de padronização dos procedimentos gerais de Protocolo e Gestão da Informação;

- Propor e executar projetos de qualidade do Protocolo Central e Setoriais e dos Sistemas de Gestão da Informação;

- Propor e executar projetos de GED (Gestão Eletrônica de Documentos);

- Promover a interação das diferentes fases da gestão documental no âmbito dos protocolos da universidade, do tipo descentralização coordenada;

- Articular-se com os demais órgãos e sistemas que atuam na gestão da informação pública federal;

- Planejamento Estratégico e Indicadores de Desempenho(relatórios gerenciais);

- Propor inovações tecnológicas e segurança na gestão da informação;

- Contribuir para as decisões estratégicas da instituição e desburocratização;

- Modernização dos processos de trabalho através de TI (Tecnologia da Informação);

- Capacitar e treinar os servidores da UFRJ;

- Parceria acadêmica para práticas dos alunos do Curso de Biblioteconomia e Gestão de Unidades de Informação.

 


 

Protocolo Central

 

- Atender ao público interno e externo (cidadão/aposentados/pensionistas);

- Protocolar a documentação pertinente à abertura de processos e outros;

- Autuar e gerir as solicitações de registro de diplomas das faculdades particulares;

- Realizar os procedimentos gerais de Protocolo;

- Reformular dos fluxos e rotinas de trabalho;

- Confeccionar documentos/requerimentos/manuais/avisos;

- Propor projetos de racionalização e padronização da produção documental administrativa;

- Atender aos usuários dos Sistemas de Informação;

- Elaborar políticas, normas e manuais de serviço de protocolo;

- Orientar no cumprimento das normas, políticas e legislações vigentes;

- Suporte técnico na padronização dos serviços de protocolo setoriais;

- Gerir o material inerente às atividades de protocolo;

- Elaborar, controlar e alterar dos documentos da Divisão;

- Gerir o serviço de malotes da UFRJ;

- Gerenciar e fiscalizar os serviços de postagem via EBCT;

- Elaborar relatórios gerenciais e estatísticos;

- Propor inovações dos Sistemas e ajustes necessários.

 


 

Seção de Gestão de Publicações

 

- Supervisão, execução e controle das atividades de publicações administrativas da Universidade;

- Estabelecer as rotinas necessárias à Elaboração do Boletim da Universidade;

- Estabelecer as rotinas necessárias à publicações a serem encaminhadas para o D.O.U.;

- Atendimento e suporte eletrônico, telefônico e presencial quanto às normas e rotinas sobre publicação;

- Atendimento e suporte a pesquisas no acervo de publicações da UFRJ;

- Encaminhar diariamente as matérias a serem publicadas no D.O.U.;

- Preparar semanalmente em conjunto com a Gráfica da UFRJ o material para Edição do BUFRJ;

- Manter atualizado o cadastro dos profissionais designados pelos dirigentes das Unidades e receber e encaminhar Matérias;

- Fornecer número de publicações (sistema - SIGAD) aos servidores/usuários autorizados pelos dirigentes das Unidades a receber e encaminhar Matérias;

- Informar à unidade solicitante quanto à Edição onde a matéria será publicada;

- Designar servidor (funcionário) para o envio e controle de matérias à Gráfica e a Imprensa Nacional;

- Preservar acervo de matérias (CDs/Impresso-Livros/Sistema) para fins de consultas ao público;

- Atender e dar suporte ao que diz respeito dos procedimentos para publicações;

- Procedimento para registro (carimbo) no documento em meio físico (papel) sobre as datas de publicação;

- Alimentar dados, escanear e inserir imagens das publicações no sistema;

- Propor inovações e melhorias do sistema e análise dos relatórios gerenciais/estatísticos.

 

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