Divisão de Gestão Documental e da Informação
DGDI

 

Atribuições

 

  • Gerir a documentação e a informação administrativa da UFRJ;
  • Orientar as unidades da UFRJ na solução de suas problemáticas referentes a gestão documental, bem como ao cumprimento das normas e legislações;
  • Elaborar políticas/normas de padronização dos procedimentos gerais de Protocolo e Gestão da Informação;
  • Propor e executar projetos de qualidade do Protocolo Central e Setoriais e dos Sistemas de Gestão da Informação;
  • Propor e executar projetos de GED (Gestão Eletrônica de Documentos)
  • Promover a interação das diferentes fases da gestão documental no âmbito dos protocolos da universidade, do tipo descentralização coordenada;
  • Articular-se com os demais órgãos e sistemas que atuam na gestão da informação pública federal;
  • Planejamento Estratégico e Indicadores de Desempenho(relatórios gerenciais);
  • Propor inovações tecnológicas e segurança na gestão da informação;
  • Contribuir para as decisões estratégicas da instituição e desburocratização;
  • Modernização dos processos de trabalho através de TI (Tecnologia da Informação);
  • Capacitar e treinar os servidores da UFRJ;
  • Parceria acadêmica para práticas dos alunos do Curso de Biblioteconomia e Gestão de Unidades de Informação

Protocolo Central

  • Atender ao público interno e externo (cidadão/aposentados/pensionistas);
  • Protocolar a documentação pertinente à abertura de processos e outros;
  • Autuar e gerir as solicitações de registro de diplomas das faculdades particulares;
  • Realizar os procedimentos gerais de Protocolo;
  • Reformular dos fluxos e rotinas de trabalho;
  • Confeccionar documentos/requerimentos/manuais/avisos;
  • Propor projetos de racionalização e padronização da produção documental administrativa;
  • Atender aos usuários dos Sistemas de Informação;
  • Elaborar políticas, normas e manuais de serviço de protocolo;
  • Orientar no cumprimento das normas, políticas e legislações vigentes;
  • Suporte técnico na padronização dos serviços de protocolo setoriais;
  • Gerir o material inerente às atividades de protocolo;
  • Elaborar, controlar e alterar dos documentos da Divisão;
  • Gerir o serviço de malotes da UFRJ;
  • Gerenciar e fiscalizar os serviços de postagem via EBCT;
  • Elaborar relatórios gerenciais e estatísticos;
  • Propor inovações dos Sistemas e ajustes necessários;

 

Seção de Gestão Eletrônica de Informação Arquivística

  • Analisar e viabilizar as propostas de melhorias das atividades relacionadas aos Sistemas SAP e SIGAD, apresentadas pelos usuários;
  • Sugerir propostas de inovação (melhorias) dos sistemas de informação aos usuários do SAP e SIGAD;
  • Desenvolver Sistemas de informação através do SIGAD , para atender as necessidades das Unidades da UFRJ, relacionadas às informações arquivistas;
  • Manutenção preventiva dos sistemas sob responsabilidade da DGDI;
  • Gerenciar dados cadastrais e perfis dos usuários dos sistemas SAP e SIGAD;
  • Gerenciar a estrutura das Unidades administrativas;
  • Divulgar através dos sistemas, avisos/informativos aos usuários;
  • Criar orientações e normas administrativas dos serviços inerentes às atividades da Seção de Ged;
  • Gerar relatórios, formulários e planilhas pertinentes aos Sistemas, que sirvam de subsídio para tomadas de decisões;
  • Dar suporte técnico aos usuários dos Sistemas SAP E SIGAD;
  • Atualizar e propor modernização no Site da DGDI;
  • Administrar o Sistema de Permissões - SIP e o Sistema Eletrônico de Informações – SEI, definindo políticas de uso e efetuando cadastramentos, configurações e parametrizações.

 

Seção de Gestão de Publicações

  • Supervisão, execução e controle das atividades de publicações administrativas da Universidade;
  • Estabelecer as rotinas necessárias à Elaboração do Boletim da Universidade;
  • Estabelecer as rotinas necessárias à publicações a serem encaminhadas para o D.O.U.;
  • Atendimento e suporte eletrônico, telefônico e presencial quanto às normas e rotinas sobre publicação.
  • Atendimento e suporte a pesquisas no acervo de publicações da UFRJ.
  • Encaminhar diariamente as matérias a serem publicadas no D.O.U.;
  • Preparar semanalmente em conjunto com a Gráfica da UFRJ o material para Edição do BUFRJ;
  • Manter atualizado o cadastro dos profissionais designados pelos dirigentes das Unidades e receber e encaminhar Matérias;
  • Fornecer número de publicações (sistema - SIGAD) aos servidores/usuários autorizados pelos dirigentes das Unidades a receber e encaminhar Matérias;
  • Informar à unidade solicitante quanto à Edição onde a matéria será publicada;
  • Designar servidor (funcionário) para o envio e controle de matérias à Gráfica e a Imprensa Nacional;
  • Preservar acervo de matérias (CDs/Impresso-Livros/Sistema) para fins de consultas ao público;
  • Atender e dar suporte ao que diz respeito dos procedimentos para publicações;
  • Procedimento para registro (carimbo) no documento em meio físico (papel) sobre as datas de publicação
  • Alimentar dados, escanear e inserir imagens das publicações no sistema;
  • Propor inovações e melhorias do sistema e análise dos relatórios gerenciais/estatísticos.

 

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