Divisão de Gestão Documental e da Informação - DGDI

Atribuições

- Coordenar, em parceria com as respectivas chefias, o planejamento das atividades da Seção de Publicações, do Protocolo Central e da Seção de Arquivos Corrente e Intermediário;

- Buscar, constantemente, a melhoria no atendimento das demandas relativas à publicação de atos administrativos nos veículos oficiais de comunicação, às atividades de protocolo e ao correto gerenciamento de documentos em fases corrente e intermediária da Instituição;

- Identificar inovações tecnológicas, no âmbito da gestão de documentos, que possam contribuir para a eficiência dos serviços prestados pela Divisão;

- Zelar para que as determinações legais que regulam as atividades de protocolo e gestão de arquivos sejam cumpridas;

- Disponibilizar treinamento aos servidores da Instituição que atuam em atividades relacionadas aos serviços de protocolo, como também, na gestão de arquivos correntes e intermediários.

Protocolo Central

- Elaborar políticas, normas e manuais de serviço de protocolo;

- Atender ao público interno e externo (cidadão/aposentados/pensionistas);

- Orientar as unidades UFRJ quanto aos procedimentos de protocolo;

- Protocolar as solicitações de registro de diplomas das faculdades particulares;

- Gerir o material inerente às atividades de protocolo;

- Gerir o serviço de malotes da UFRJ;

- Gerenciar e fiscalizar os serviços de postagem de correspondências (via EBCT);

- Atuar na implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na UFRJ;

- Orientar os usuários do sistema SEI-UFRJ.

Seção de Gestão de Publicações

- Atender a todas as unidades da UFRJ no que se refere à publicação dos atos administrativos no BUFRJ e DOU, revisando todos os documentos quanto à forma e estrutura;

- Receber e conferir e digitalizar os documentos destinados a compor o banco de dados da Seção, após a publicação;

- Gerenciar o banco de dados composto pelos documentos publicados em BUFRJ e DOU, no SIGAD;

- Criar orientações administrativas dos serviços inerentes às atividades da Seção;

- Realizar levantamento de dados (relatórios) que sirvam de subsídio para tomadas de decisões do SIARQ;

- Atualizar conteúdo no site do Arquivo Central (SIARQ) no que se refere ao BUFRJ;

- Orientar usuários da UFRJ para acesso ao Sistema de Geração de Numeração (GNum);

- Atender ao público interno e externo, realizando pesquisas no BUFRJ (impresso e digital) e DOU (digital).