A Divisão de Arquivo Permanente do Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UFRJ (DAP/SIARQ/UFRJ) é a unidade responsável pela custódia, organização, descrição, preservação e disponibilização dos documentos arquivísticos de guarda permanente recolhidos ao Arquivo Central, visando assegurar sua integridade, autenticidade, acessibilidade e difusão, bem como contribuir para a preservação da memória institucional e para o acesso à informação.
Atribuições
Compete à Divisão de Arquivo Permanente:
- Recolhimento e incorporação de documentos:
- Receber documentos de valor permanente provenientes das unidades administrativas, observados os procedimentos institucionais de recolhimento.
- Conferir os conjuntos documentais recebidos e sua documentação de controle.
- Registrar a entrada, a procedência, o volume, as datas-limite e as condições de acesso dos documentos.
- Formalizar o recolhimento por meio de instrumentos próprios.
- Organização e processamento técnico:
- Identificar e organizar os documentos conforme sua proveniência, estrutura e contexto de produção.
- Aplicar os princípios e métodos arquivísticos pertinentes.
- Elaborar e manter quadros de arranjo, códigos de referência e outros instrumentos técnicos.
- Identificar séries, subséries, tipos documentais e relações entre os conjuntos documentais.
- Manter a integridade dos fundos e evitar a fragmentação indevida dos arquivos.
- Descrição arquivística e instrumentos de pesquisa:
- Elaborar guias, inventários, catálogos, índices e outros instrumentos de pesquisa.
- Produzir descrições que permitam identificar, contextualizar e localizar os documentos.
- Padronizar a descrição e os metadados de acordo com as normas e os padrões adotados pela instituição.
- Manter atualizados os instrumentos de pesquisa e os sistemas de consulta ao acervo.
- Preservação e conservação documental:
- Planejar e executar ações de conservação preventiva.
- Monitorar as condições ambientais, o acondicionamento, o mobiliário e a segurança dos depósitos.
- Identificar riscos de deterioração, danos físicos, contaminação e sinistros.
- Estabelecer procedimentos de manuseio, higienização e acondicionamento.
- Promover ações de restauração quando necessárias.
- Preservação digital:
- Promover a preservação de documentos arquivísticos digitais de guarda permanente.
- Manter metadados de identificação, contexto, integridade, autenticidade e proveniência.
- Articular com as áreas de tecnologia da informação a manutenção de repositórios digitais confiáveis.
- Planejar estratégias de preservação de longo prazo, incluindo monitoramento de formatos e riscos de obsolescência.
- Registrar e acompanhar procedimentos de transferência, ingestão, verificação de integridade e acesso aos objetos digitais.
- Acesso, consulta e atendimento à pesquisa:
- Atender às demandas de consulta de usuários internos e externos.
- Localizar e disponibilizar documentos para pesquisa, respeitadas as condições legais de acesso.
- Estabelecer procedimentos para consulta, reprodução, empréstimo excepcional e manuseio, conforme a política institucional.
- Orientar pesquisadores quanto à utilização dos instrumentos de pesquisa e à compreensão do acervo.
- Registrar as consultas e monitorar o uso dos documentos.
Seção de Avaliação Histórica
A Seção de Avaliação Histórica (SAH/DAP) é responsável pela avaliação histórica e arquivística, organização e descrição dos documentos de guarda permanente da UFRJ, bem como pela elaboração e manutenção de instrumentos de pesquisa e dos registros descritivos na plataforma AtoM. Atua na pesquisa, valorização e difusão do patrimônio documental e da memória institucional, por meio de publicações, exposições e ações educativas. Em conjunto com a Seção de Processamento Técnico (PROTEC/DAP), participa da identificação, do levantamento, do recolhimento e da incorporação de documentos permanentes, assegurando sua adequada organização, registro, preservação e acesso.
Dentre suas competências destacam-se:
- Realizar a avaliação histórica e arquivística de documentos produzidos e acumulados pela Universidade, visando à identificação daqueles de valor permanente.
- Executar atividades de análise, arranjo, classificação e descrição arquivística dos documentos de guarda permanente, observando as normas e padrões nacionais e internacionais aplicáveis.
- Elaborar, revisar e manter instrumentos de pesquisa destinados à recuperação e difusão das informações contidas nos acervos sob sua custódia.
- Gerenciar as descrições arquivísticas e os registros de autoridade da UFRJ na plataforma AtoM (Access to Memory), que visa promover a difusão e o acesso aos conteúdos informacionais do acervo guarda permanente da instituição
- Administrar e atualizar o repositório AtoM, promovendo a inserção, revisão e manutenção dos registros descritivos.
- Coordenar a disponibilização das descrições arquivísticas em plataformas de acesso público, garantindo a ampla difusão do patrimônio documental institucional.
- Desenvolver pesquisas históricas e institucionais sobre os acervos custodiados pelo Arquivo Central, contribuindo para a preservação da memória da Universidade.
- Produzir conteúdos técnicos, históricos e informativos destinados à valorização e divulgação do patrimônio documental da UFRJ.
- Promover exposições, publicações, ações educativas e projetos culturais relacionados à memória institucional e ao patrimônio documental da Universidade.
- Realizar levantamentos históricos e arquivísticos destinados a subsidiar pesquisas acadêmicas, demandas institucionais e projetos de memória.
- Participar da elaboração e revisão de normas, manuais, procedimentos e instrumentos técnicos relacionados à avaliação, descrição e difusão arquivística.
- Atuar na identificação, tratamento e disponibilização de fundos, coleções e arquivos pessoais de interesse histórico para a Universidade.
- Desenvolver ações voltadas à preservação da memória institucional da UFRJ, promovendo o acesso à documentação permanente produzida desde a criação da Universidade do Brasil até os dias atuais.
Seção de Digitalização e Acesso
A Seção de Digitalização e Acesso (DIGIA/DAP) é responsável pela guarda, conservação e preservação dos microfilmes sob custódia da Instituição, bem como pelo atendimento aos usuários e fornecimento de reproduções documentais. Atua na digitalização de microfilmes e documentos arquivísticos, no tratamento técnico e controle de qualidade das imagens digitais e na gestão dos equipamentos e sistemas de informação relacionados, visando ampliar o acesso, a preservação e a difusão do patrimônio documental da UFRJ.
Dentre suas competências destacam-se:
- Assegurar a guarda, a conservação e a preservação dos microfilmes produzidos e custodiados pela Instituição, garantindo a integridade, a autenticidade e o acesso às informações neles contidas.
- Atender usuários internos e externos, viabilizando a consulta, a pesquisa, a recuperação e a disponibilização de informações presentes em microfilmes e documentos digitalizados.
- Fornecer reproduções documentais em formato digital ou impresso, em conformidade com as normas de acesso à informação, proteção de dados e demais disposições aplicáveis.
- Realizar a digitalização de microfilmes, promovendo a conversão de imagens do suporte analógico para o digital, com vistas à ampliação do acesso, à preservação e à difusão do patrimônio documental institucional.
- Executar projetos de digitalização de documentos arquivísticos permanentes e históricos, observando os padrões técnicos e normativos relacionados à qualidade das imagens e à preservação digital.
- Executar o tratamento técnico das imagens digitais produzidas, incluindo captura, indexação, organização, armazenamento e controle de qualidade.
- Executar a captura digital de documentos textuais, iconográficos, cartográficos, audiovisuais e de outros gêneros documentais sob custódia da Instituição.
- Monitorar as condições de funcionamento dos equipamentos de digitalização, microfilmagem e reprodução documental, realizando manutenção básica e comunicando a necessidade de reparos ou substituições.
- Participar da implementação, atualização e manutenção de sistemas informatizados voltados à gestão, preservação e acesso aos documentos digitais produzidos ou custodiados pela Instituição.
Seção de Processamento Técnico
A Seção de Processamento Técnico (PROTEC/DAP) é responsável pelo tratamento técnico e pela conservação dos documentos arquivísticos sob custódia do Arquivo Central, abrangendo atividades de higienização, pequenos reparos, acondicionamento, avaliação das condições físicas e monitoramento ambiental. Atua na implementação de medidas de preservação preventiva, na elaboração de diagnósticos e orientações técnicas e no apoio à descrição, digitalização e disponibilização dos documentos. Em conjunto com a Seção de Avaliação Histórica (SAH), participa da identificação, do recolhimento, da conferência, do registro e da incorporação de documentos de guarda permanente ao acervo institucional, assegurando sua adequada organização, preservação, controle e acesso.
Dentre suas competências destacam-se:
- Executar atividades de tratamento técnico dos documentos arquivísticos recolhidos ao Arquivo Central, visando à sua organização, preservação e disponibilização para acesso.
- Realizar a higienização mecânica dos documentos, eliminando sujidades superficiais e agentes que possam comprometer sua conservação.
- Executar procedimentos de desmetalização, remoção de elementos nocivos e estabilização física dos documentos arquivísticos.
- Realizar pequenos reparos e intervenções de conservação em documentos textuais, iconográficos, cartográficos e demais suportes documentais sob custódia do Arquivo Central.
- Executar atividades de acondicionamento e recondicionamento de documentos em embalagens e mobiliários adequados à preservação de longo prazo.
- Avaliar as condições físicas do acervo documental, identificando fatores de deterioração e propondo medidas corretivas e preventivas.
- Elaborar diagnósticos de conservação e preservação dos documentos sob custódia da Instituição.
- Monitorar as condições ambientais dos depósitos arquivísticos, observando temperatura, umidade relativa do ar, luminosidade e agentes biológicos.
- Executar ações de preservação preventiva voltadas à conservação do patrimônio documental da Universidade.
- Elaborar relatórios técnicos, pareceres e orientações relacionados à conservação e preservação documental.
- Apoiar as atividades de avaliação histórica, descrição arquivística, digitalização e acesso, garantindo que os documentos estejam em condições adequadas para tratamento técnico e consulta.