São competências da CPAD/UFRJ:
- Coordenar e orientar o processo de análise, avaliação, seleção e estabelecimento dos prazos de guarda e a destinação dos documentos produzidos e recebidos no âmbito da UFRJ, tendo em vista sua identificação para guarda permanente ou sua eliminação quando destituídos de valor, de acordo com o decreto nº 4.073, da Presidência da República, de 3 de janeiro de 2002, decreto 10.148, de 2 de dezembro de 2019, decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020 e as resoluções nº 40, do CONARQ, de 9 de dezembro de 2014 e sua atualização, e nº 44, de 14 de fevereiro de 2020;
- Instituir procedimentos para a transferência e recolhimento, bem como aplicar os procedimentos para eliminação de documentos de arquivo no âmbito da UFRJ, conforme legislação e normas em vigor;
- Promover a divulgação e orientar a aplicação do Código de Classificação de Documentos (CCD) e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) relativos às atividades-meio aprovados pelo Arquivo Nacional, Portaria MJSP/AN nº 47, de 14 de fevereiro de 2020;
- Promover a divulgação e orientar a aplicação do Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de ensino Superior, aprovados pela MJ/AN nº 92, de 23 de setembro de 2011, bem como promover sua atualização, quando necessário, revendo descritores, prazos de guarda e destinação final, encaminhando-os para aprovação do Arquivo Nacional;
- Elaborar, excepcionalmente, Plano de Destinação de Documentos (PDD), quando os conjuntos documentais não constarem no CCD e na TTDD relativos às atividades-meio e/ou quando da inexistência de CCD e de TTDD relativos às atividades-fim, conforme orientação do Arquivo Nacional;
- Aplicar os procedimentos para eliminação de documentos de arquivo no âmbito da UFRJ, conforme legislação e normas em vigor;
- Assessorar o Reitor quanto à classificação, desclassificação, reclassificação ou reavaliação de informação classificada em qualquer grau de sigilo;
- Propor o destinação final das informações desclassificadas, indicando os documentos para guarda permanente, observado o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
- Subsidiar a elaboração do rol anual de informações desclassificadas e documentos classificados em cada grau de sigilo, a ser disponibilizado na Internet;
- Analisar, aprovar e encaminhar para o titular da UFRJ, as Listagens de Eliminação de Documentos produzidas em seu âmbito de atuação;
- Analisar e aprovar os editais de ciência de eliminação de documentos e os termos de eliminação de documentos;
- Gerenciar os prazos de guarda dos documentos que demandam de aprovação das contas pelo Tribunal de Contas da União;
- Orientar a formação de Grupo(s) de Trabalho – GT(s) na(s) unidade(s) organizacional(ais) da UFRJ, responsável(eis) pela análise, avaliação e seleção dos conjuntos de documentos produzidos e acumulados em seu âmbito de atuação, em conformidade com os instrumentos técnicos de gestão aprovados pelo Arquivo Nacional (AN);
- Promover treinamento em serviço e cursos de capacitação e reciclagem na sua área de competência em articulação com o Sistema de Arquivos da UFRJ (SIARQ/UFRJ) e a Pró-Reitoria de Pessoal (PR-4);
- Articular-se com as demais unidades organizacionais da UFRJ;
- Emitir normas e diretrizes inerentes às atividades sob sua responsabilidade.