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DGDI – Divisão de Gestão Documental e da Informação

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Instrumentos de Gestão de Documentos

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Atribuições

  1. Coordenar, em parceria com as respectivas chefias, o planejamento das atividades da Seção de Publicações, do Protocolo Central e da Seção de Arquivos Corrente e Intermediário;
  2. Buscar, constantemente, a melhoria no atendimento das demandas relativas à publicação de atos administrativos nos veículos oficiais de comunicação, às atividades de protocolo e ao correto gerenciamento de documentos em fases corrente e intermediária da Instituição;
  3. Identificar inovações tecnológicas, no âmbito da gestão de documentos, que possam contribuir para a eficiência dos serviços prestados pela Divisão;
  4. Zelar para que as determinações legais que regulam as atividades de protocolo e gestão de arquivos sejam cumpridas;
  5. Disponibilizar treinamento aos servidores da Instituição que atuam em atividades relacionadas aos serviços de protocolo, como também, na gestão de arquivos correntes e intermediários.

Protocolo Central

  1. Elaborar políticas, normas e manuais de serviço de protocolo;
  2. Atender ao público interno e externo  (cidadão/aposentados/pensionistas);
  3. Orientar as unidades UFRJ quanto aos procedimentos de protocolo;
  4. Protocolar as solicitações de registro de diplomas das faculdades particulares;
  5. Gerir o material inerente às atividades de protocolo;
  6. Gerir o serviço de malotes da UFRJ;
  7. Gerenciar e fiscalizar os serviços de postagem de correspondências (via EBCT);
  8. Atuar na implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na UFRJ;
  9. Orientar os usuários do sistema SEI-UFRJ.

Seção de Gestão de Publicações

  1. Atender a todas as unidades da UFRJ no que se refere à publicação dos atos administrativos no BUFRJ e DOU, revisando todos os documentos quanto à forma e estrutura;
  2. Receber e conferir e digitalizar os documentos destinados a compor o banco de dados da Seção, após a publicação;
  3. Gerenciar o banco de dados composto pelos documentos publicados em BUFRJ e DOU, no SIGAD e no SEI;
  4. Criar orientações administrativas dos serviços inerentes às atividades da Seção;
  5. Realizar levantamento de dados (relatórios) que sirvam de subsídio para tomadas de decisões do SIARQ;
  6. Atualizar conteúdo no site do Arquivo Central (SIARQ) no que se refere ao BUFRJ;
  7. Orientar usuários da UFRJ para acesso ao Sistema de Geração de Numeração (GNum);
  8. Orientar usuários da UFRJ na utilização da ferramenta de publicação do SEI-UFRJ;
  9. Atender ao público interno e externo, realizando pesquisas no BUFRJ (impresso e digital) e DOU (digital).

Seção de Arquivos Correntes e Intermediários

  1. Atender a pedidos de consultas, por membros da sociedade em geral, a processos arquivados;
  2. Realizar empréstimos de processos arquivados às demais unidades da UFRJ;
  3. Executar as atividades de gestão de documentos, como classificação, arquivamento, avaliação, descarte e recolhimento de processos de valor secundário ao arquivo permanente;
  4. Promover o correto descarte de processos, a partir da expiração de seus respectivos prazos de guarda, considerando a elaboração de Listagem de Eliminação de Documentos (LED) e as operações de registro da eliminação no sistema SIGAD.