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DAPRO – Divisão de Assessoria e Projetos

A Divisão de Assessoria e Projetos (DAPRO/SIARQ/UFRJ) atua na gestão documental, arquivística e de informações institucionais, desenvolvendo projetos e ações voltados à padronização, organização, preservação e acesso à informação, contribuindo para a gestão universitária, a produção acadêmica e a preservação da memória da UFRJ.

equipe
Visita técnica
PRojetos em implantação
projetos em andamento
projetos encerrados

Objetivo

Planejar, orientar e supervisionar a gestão documental e arquivística na UFRJ, bem como desenvolver ações de gestão da informação administrativa, acadêmica e tecnológica, com ênfase na organização, preservação, acesso e uso estratégico das informações institucionais e tecnológicas, fortalecendo a governança, a transparência e a memória da universidade.

Atribuições

  1. Gestão documental e arquivística institucional: Definir, orientar e supervisionar normas, procedimentos e instrumentos de gestão documental e arquivística aplicáveis às unidades da UFRJ, abrangendo documentos físicos e digitais;
  2. Gestão da informação administrativa, acadêmica e tecnológica: Desenvolver ações de organização, tratamento, análise e disponibilização de informações produzidas pelos diversos setores da universidade, apoiando a tomada de decisão e a eficiência administrativa;
  3. Patentometria e inteligência em informação tecnológica: Atuar com ênfase em patentometria e em estudos de informação tecnológica, mapeando, analisando e sistematizando os resultados da produção tecnológica da UFRJ, de modo a subsidiar políticas de pesquisa, inovação e transferência de tecnologia;
  4. Projetos e fomento para acervos universitários: Elaborar, acompanhar e executar projetos voltados aos acervos universitários, inclusive em resposta a editais de fomento, visando à ampliação, qualificação, preservação e difusão dos acervos institucionais;
  5. Apoio à gestão universitária e à produção acadêmica: Oferecer suporte técnico à administração central e às unidades da UFRJ no uso estratégico da informação, contribuindo para o planejamento institucional, para a produção acadêmica e para a consolidação da memória universitária.

Seção de Assessoria Técnica


A Seção de Assessoria Técnica (SATE/DAPRO) presta assessoria técnica continuada às unidades da UFRJ na execução da gestão de documentos, com foco na manutenção das rotinas e práticas implantadas por meio de planos de gestão e/ou projetos arquivísticos desenvolvidos pela SPROJ, bem como na orientação e treinamento das equipes responsáveis pelos acervos documentais.

Objetivo

Prestar assessoria técnica permanente às unidades da UFRJ na gestão de documentos, com ênfase na manutenção e consolidação das rotinas e práticas arquivísticas implantadas, garantindo a aplicação adequada dos instrumentos de gestão documental e a continuidade dos resultados alcançados pelos projetos arquivísticos, em articulação com a SPROJ e a DAPRO.

Atribuições

  1. Identificação das necessidades dos acervos da instituição: Identificar se a unidade solicitante de auxílio para os seus acervos arquivísticos necessita de um projeto de gestão documental que será realizado pela SPROJ ou se a necessidade imediata é de um plano de gestão de documentos, cujas a as atividades se darão pelos servidores da própria unidade da UFRJ, com o suporte técnico e consultoria da SATE durante todas as atividades;
  2. Elaboração de planos de trabalho (planos de gestão): Elaborar planos de trabalho para a execução das atividades de gestão documental nas unidades atendidas, definindo metas, prazos, responsabilidades e rotinas, em conjunto com as equipes locais;
  3. Apoio pós-projetos arquivísticos realizados pela SPROJ: Atuar nas demandas decorrentes da fase pós-finalização ou pós-conclusão de projetos arquivísticos desenvolvidos pela SPROJ, apoiando a consolidação, a continuidade e o aperfeiçoamento das práticas implantadas;
  4. Assessoria em gestão de documentos: Assessorar a execução da gestão de documentos nas unidades da UFRJ, orientando quanto à aplicação de instrumentos de gestão documental e à implementação de rotinas arquivísticas no dia a dia dos setores;
  5. Identificação, classificação e avaliação de documentos: Identificar, classificar, selecionar e avaliar documentos de forma pontual ou continuada, em apoio às rotinas dos setores demandantes, com base nos instrumentos de gestão documental adotados pela UFRJ;
  6. Avaliação documental e destinação: Avaliar a documentação de acordo com seus valores, estabelecendo critérios para a definição de seu destino (manutenção, transferência, recolhimento ou eliminação), em consonância com as tabelas de temporalidade e demais instrumentos vigentes;
  7. Eliminação em conformidade legal: Elaborar listagens de eliminação de documentos, com justificativa arquivística, e encaminhá‑las às instâncias competentes para análise e autorização, assegurando que a eliminação seja realizada em conformidade com as normas técnicas e a legislação arquivística vigente.

Seção de Projetos


A Seção de Projetos (SPROJ/DAPRO) é responsável pela elaboração e execução de projetos de gestão documental e de organização de arquivos nas unidades da UFRJ, promovendo padronização, racionalização, preservação e acessibilidade da documentação institucional, em apoio à gestão universitária e à memória da universidade.

Objetivo

Elaborar e executar projetos de gestão documental e de organização de arquivos nas unidades da UFRJ, com foco na padronização, racionalização, preservação e acessibilidade da documentação institucional, garantindo melhores condições de organização, uso, segurança e preservação dos acervos documentais da universidade.

Atribuições

  1. Projetos de melhoria: Criar, elaborar e implementar projetos de melhoria para os arquivos das unidades, visando à padronização, organização e qualificação de seus acervos documentais;
  2. Gestão de acervos: Atuar na gestão de documentos dos acervos institucionais, abrangendo documentos correntes, intermediários e, quando couber, permanentes, de acordo com os instrumentos de gestão documental adotados pela UFRJ;
  3. Avaliação documental: Avaliar a documentação de acordo com seus valores primários e secundários, estabelecendo critérios para definição da destinação final dos documentos: manutenção, transferência, recolhimento ou eliminação;
  4. Disponibilização da informação: Garantir a disponibilização da informação de forma ágil e segura, subsidiando a tomada de decisões de caráter institucional e assegurando o acesso adequado e controlado à informação;
  5. Relatórios técnicos: Elaborar relatórios técnicos das atividades desenvolvidas nos arquivos da UFRJ pelas equipes que atuam nos projetos, registrando procedimentos, resultados e recomendações;
  6. Preservação e conservação: Contribuir para a preservação e conservação dos documentos institucionais, especialmente daqueles de valor histórico e administrativo, por meio de práticas adequadas de tratamento, acondicionamento e armazenamento;
  7. Eliminação em conformidade legal: Assegurar que a eliminação de documentos na UFRJ seja realizada em conformidade com as normas técnicas, com as orientações do CONARQ e com a legislação arquivística vigente, incluindo a elaboração das listagens técnicas de eliminação e a devida instrução dos processos administrativos.